Minden évben ugyanaz történik. November végén megsokszorozódnak a rendelések, a raktárban káosz lesz, csúszik a kiszállítás, és a vevők türelmetlenül írják az e-maileket. Aztán december elején mindenki levegőt vesz és azt mondja: "jövőre másképp csináljuk".

Ha most olvasod ezt, van még idő arra hogy valóban másképp csináld. A Black Friday felkészülés nem novemberben kezdődik - hanem szeptemberben, amikor még nyugalom van és lehet gondolkodni.

Miért omlik össze a legtöbb webshop raktára Black Fridayn?

Nem azért mert túl sok a rendelés. Hanem azért mert a raktár egy átlagos napra van optimalizálva, nem a csúcsra. Ami napi 20 rendelésnél simán megy, az napi 150-nél összeomlik - ha közben semmi sem változott a folyamatban.

A leggyakoribb problémák amik ilyenkor felszínre kerülnek:

• A raktáros nem találja gyorsan a termékeket mert nincs átgondolt elrendezés
• Egyszerre több ember dolgozik a raktárban de nincs közös rendszer - összekeverednek a rendelések
• A készlet nem stimmel a webshopban mert a frissítés kézzel történik és lemarad
• Nincs elég csomagolóanyag mert senki nem számolt előre
• A betanítás hiánya miatt az idénymunkás lassú és hibázik

Ezek mindegyike megelőzhető - de csak előre, nem menet közben.

1. Nézd meg a tavalyi számokat

Az első lépés nem a raktár átrendezése, hanem az adatok megnézése. Ha volt már Black Friday kampányod, nézd meg:

• Melyik nap volt a legtöbb rendelés és mennyi?
• Melyik termékek fogytak a legjobban?
• Hány napon belül ment ki az összes csomag?
• Hány reklamáció érkezett a kampány alatt?

Ha ezeket tudod, meg tudod becsülni az idei csúcsforgalmat és pontosan arra tudsz felkészülni. Ha nincs tavalyi adat mert ez az első Black Fridayd, számolj azzal hogy a normál napi rendelésszám 5-10x-esére nőhet a csúcsnapon.

2. Rendezd át a raktárat a csúcsszezonra

A Black Friday kampányban általában nem az összes terméked szerepel - csak a kiemelt akciós tételek. Ezeket kell előre azonosítani és a legközelebb helyezni a csomagolóasztalhoz.

Amit érdemes megcsinálni szeptemberben-októberben:

• Azonosítsd a kampánytermékeket és helyezd őket a legkönnyebben elérhető helyre
• Ellenőrizd a polccímkéket - Black Friday alatt nincs idő keresni hogy mi hol van, minden helynek egyértelműen jelöltnek kell lennie
• Szabadíts fel helyet a csomagolási területen - csúcson sok doboz és anyag van egyszerre mozgásban
• Ellenőrizd a közlekedési útvonalakat - ha több ember dolgozik egyszerre, ne akadályozzák egymást

A raktár helyes felépítéséről részletesen írtunk korábban - az ott leírt elvek Black Friday előtt különösen fontosak.

3. Töltsd fel a készletet időben

A Black Friday legnagyobb kockázata az elfogyó készlet - de nem novemberben, hanem már a kampány első óráiban. Ha a legjobban fogyó termékből nincs elég raktáron, a kampány nem hoz annyit amennyit hozhatna.

Amit érdemes előre megcsinálni:

• A kampánytermékekből rendelj be jóval többet mint amire számítasz - a maradékot el lehet adni később is
• Ellenőrizd hogy a szállítóid szállítási ideje nem nyúlik-e meg novemberben - sokan ilyenkor vannak leterhelve
• A bevételezést végezd el a kampány előtt legalább egy héttel - ne kelljen az utolsó pillanatban bontogatni a dobozokat

Ha a készlet nincs szinkronban a webshoppal, egy csúcsszezon ezt azonnal láthatóvá teszi - és a legrosszabb pillanatban. Ha eddig kézzel frissítetted a készletet, ez az a pont ahol érdemes automatizálni.

4. Készítsd fel a csapatot

Ha Black Fridayre idénymunkást veszel fel, ne novemberben kezdd a betanítást. Egy új ember a raktárban lassú és hibázik amíg nem ismeri a rendszert - ez csúcson különösen drága.

A legjobb megközelítés:

• Az idénymunkást legalább 2-3 héttel korábban vedd fel és tanítsd be normál forgalom mellett
• Írj le egy egyoldalas folyamatleírást - mi a teendő egy rendeléssel lépésről lépésre, hol vannak a termékek, hova kerül a kész csomag
• Csináljatok egy próbanapot amikor szimulálják a csúcsforgalmat - kiderülnek a szűk keresztmetszetek mielőtt élesben kellene szembesülni velük

Ha komissziózó szoftvert használtok, az idénymunkás betanítása sokkal gyorsabb - a szoftver lépésről lépésre vezeti, nem kell fejből tudni hol van minden termék.

5. Biztosítsd be a csomagolóanyagokat

Apróságnak tűnik, de november végén a csomagolóanyag hiánya is megállíthatja a kiszállítást. A dobozok, légpárnák, ragasztószalagok és egyéb anyagok ilyenkor mindenhol fogynak.

• Becsüld meg a várható rendelésszámot és szorozd meg az átlagos csomagolóanyag-felhasználással
• Rendelj be október végéig - novemberben már lehet szállítási csúszás
• Legyen B terved ha valamiből kifutsz - melyik helyi boltban lehet gyorsan pótolni?

6. Teszteld a teljes folyamatot előre

Október közepén csináljatok egy "stressztesztet" - szimuláljatok egy nagy forgalmú napot. Szedd ki 2-3x annyi rendelést mint általában, mérjük az időt, nézzük meg hol akad el a folyamat.

Tipikus problémák amik ilyenkor derülnek ki:

• A csomagolóasztal túl kicsi ha egyszerre több rendelés van rajta
• A nyomtató nem bírja a tempót vagy elfogy a papír
• Két ember ugyanazt a terméket keresi egyszerre
• A kiszedési hibák száma megnő ha sietni kell

Minden problémát amit ilyenkor találsz, még van idő megoldani. Novemberben már nincs.

A legfontosabb dátumok

Ha most szeptemberben olvasod ezt, így nézne ki egy reális felkészülési ütemterv:

• Szeptember: tavalyi adatok elemzése, kampánytermékek azonosítása, raktár átrendezése
• Október eleje: készletrendelés, csomagolóanyag rendelés, idénymunkás felvétele és betanítása
• Október közepe: stresszteszt, szűk keresztmetszetek javítása
• Október vége: minden a helyén van, a csapat felkészült
• November: csak a végrehajtás marad

A különbség a stresszes és a zökkenőmentes Black Friday között szinte mindig az előkészítésben van - nem a november 29-ei teendőkben.