A vevő leadja a rendelést, és várja a csomagot. Hogy mennyit vár, az nagyrészt rajtad múlik - és egyre inkább meghatározza hogy visszajön-e vásárolni. Az Amazon és a nagy webshopok 1-2 napos kiszállításhoz szoktatták a vásárlókat, és bár egy kisebb webshoptól senki nem vár ugyanilyen tempót, a feldolgozási idő mégis egyre fontosabb versenytényező.
De hol vész el valójában az idő? Meglepően sokszor nem a kiszállításnál, hanem jóval korábban - a rendelés feldolgozásánál, a raktárban, a csomagolóasztalnál.
Mi a rendelésteljesítési idő és miért számít?
A rendelésteljesítési idő (angolul: order fulfillment time) azt méri, mennyi idő telik el a rendelés beérkezésétől addig, amíg a csomag elhagyja a raktárat. Nem a kiszállítási idő - az a futárszolgálat dolga. Ez az a szakasz ami teljes egészében a te kezedben van.
Miért fontos ez?
- Vevői elégedettség - ha a rendelés lassan indul el, a vevő türelmetlenné válik még azelőtt hogy a csomag úton lenne
- Visszatérő vásárlók - a gyors teljesítés az egyik legerősebb tényező ami visszahozza a vevőket
- Reklamációk száma - a legtöbb "hol van a csomagom" megkeresés onnét jön, hogy a rendelés lassan indult el
- Értékelések - a lassú kiszállítás az egyik leggyakrabban említett negatív pont a vásárlói visszajelzésekben
A rendelés útja - hol vész el az idő?
Ha szétbontjuk a folyamatot, általában 5 szakasz van a rendelés beérkezésétől a csomagelindításig:
- Rendelés észlelése - mikor veszi észre valaki hogy új rendelés érkezett
- Rendelés feldolgozása - az adatok ellenőrzése, a kiszedési lista elkészítése
- Kiszedés - a termékek összegyűjtése a raktárból
- Csomagolás - a csomag összerakása, szállítólevél nyomtatása
- Átadás a futárnak - mikor kerül a csomag a futárszolgálathoz
A legtöbb webshopnál az 1-es és a 3-as pont nyeli el a legtöbb időt - és pont ezek azok ahol a legkönnyebb javítani.
A 4 legnagyobb időrabló
1. Késedelmes rendelésészlelés
Ha a rendelések beérkezéséről e-mailben értesülsz és csak néhány óránként nézed meg a postaládát, minden rendelés már indulásból késésben van. Ugyanez igaz ha az adminisztrációs felületet kell megnyitni és manuálisan frissíteni hogy lássák az új rendeléseket.
A megoldás: automatikus értesítés és egy olyan rendszer ahol az új rendelések azonnal megjelennek feldolgozásra készen - emberi közreműködés nélkül.
2. Lassú kiszedés a raktárban
Ez általában a legnagyobb időrabló. Ha a raktáros papíros listával járja a raktárat, sokszor nem találja gyorsan a terméket, visszamegy ugyanabba a sorba amit már egyszer végigment, vagy kétszer ellenőriz mert nem biztos benne hogy jó terméket vett-e le.
Egy átlagos rendelés kiszedése papíros listával 8-15 perc. Digitális, vonalkódos raktárkezelő programmal és optimalizált útvonallal ugyanez 3-6 perc. Ez rendelésenként 5-10 perc megtakarítás - napi 30 rendelésnél 2,5-5 óra.
3. Átláthatatlan raktárelrendezés
Ha a termékek nincsenek következetesen elhelyezve és jelölve, a kiszedés lelassul. A raktáros keres, visszamegy, megkérdezi a kollégát. Ez különösen nagy probléma új munkatársnál vagy csúcsszezonban felvett idénymunkásnál.
Egy átgondolt raktárelrendezés - ahol minden terméknek van rögzített helye és a leggyakrabban szedett termékek a legközelebb vannak - önmagában 20-30%-ot gyorsíthat a kiszedésen.
4. Csomagolás előtti ellenőrzés hiánya vagy kétszeri elvégzése
Paradox módon mind az ellenőrzés hiánya, mind a felesleges kétszeri ellenőrzés lassít. Ha nincs ellenőrzés, hibás csomagok mennek ki és visszáru keletkezik - ami a legdrágább időrabló. Ha viszont minden rendelést kézzel, papírból ellenőriznek csomagolás előtt, az felesleges lépés ha már a kiszedésnél vonalkódos visszaigazolás történt.
A raktári hibák csökkentésének leghatékonyabb módja ha a kiszedésnél már ellenőrzés van - ekkor a csomagolás előtti külön ellenőrzés feleslegessé válik.
💡 Mérd meg ma hány perc egy rendelés kiszedése nálad - stopperrel. Ha 8 percnél több, a kiszedési folyamatban van a legnagyobb tartalék. Ha 3-4 perc alatt megy, a rendelésészlelés és a futárátadás folyamatát érdemes megvizsgálni.
Hogyan mérd a saját rendelésteljesítési idődet?
Mielőtt bármit változtatnál, érdemes tudni hol tartasz most. A mérés egyszerű:
- Jegyezd fel mikor érkezett be a rendelés
- Jegyezd fel mikor adtad át a futárnak
- A különbség az átfutási idő
Csináld meg 10-20 rendelésre és nézd meg az átlagot. A legtöbb kisebb webshopnál ez 4-24 óra között van. Ha következetesen 24 óra felett vagy, érdemes komolyan nekifutni a gyorsításnak.
A másik hasznos mérőszám: melyik napszakban érkeznek a legtöbb rendelések és mikor kerülnek feldolgozásra? Ha a rendelések este jönnek de csak másnap reggel kezdik el feldolgozni, az önmagában 8-12 óra késés - miközben a rendelés "alszik".
Mi az ésszerű cél?
Minden webshop más - eltérő termékek, eltérő volumen, eltérő csapat. De néhány általános irányszám:
- Napi 5-30 rendelés: cél hogy a rendelések aznap kimenjenek ha délig beérkeztek, másnap reggel ha délután jöttek
- Napi 30-100 rendelés: cél az 1-4 órás feldolgozási idő, kiszedéstől csomagolásig
- Napi 100+ rendelés: ezen a szinten már műszakolni kell a feldolgozást és rendszerszintű megoldás szükséges
A leggyorsabb javulást általában a komissziózási folyamat digitalizálása hozza - ez az a lépés ahol a papíros lista helyett egy szoftver vezeti a kiszedést. Nem kell hozzá nagy infrastruktúra: egy okostelefon és egy megfelelő szoftver elég a kezdéshez.